ЕГАИС для розницы и общепита

ЕГАИС — это единая государственная автоматизированная информационная система, предназначенная для контроля за объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Так государство контролирует производство и движение алкоголя, борется с подделками.

На каждой бутылке есть специальная марка, которая содержит данные о ее происхождении. Информация должна быть занесена в ЕГАИС, благодаря чему можно отследить весь путь — от производства до покупки каждой единицы. При продаже марка считывается сканером на кассе.

Такие правила работают для крепкого алкоголя. А вот пиво контролируется партиями. В ЕГАИС отражено, как каждая партия переходит от производителя к оптовику и затем от оптовика в розницу. Из этой информации понятно, на чьем балансе числится партия и кто продал пиво конечному потребителю.

Все, кто торгует алкоголем, обязаны подключиться к ЕГАИС. Иначе продажа будет незаконной, грозят штрафы до 300 тыс рублей с конфискацией продукции.

Вся суть сводится к двум важным моментам:

1. Подключение к ЕГАИС обязательно

С 1 января 2016 года через систему должна проходить каждая единица товара. Неважно, ларек у вас, магазин или общепит с продажей алкоголя. (Приказ ФС РАР №164 от 19.06.2015). С 1 сентября 2023 года предприятия общепита должны фиксировать отпуск алкоголя по бокалам и реализацию спиртосодержащих напитков в коктейлях и блюдах.

Исключения - производители вина из собственного винограда и производители пива, пивных напитков, с объемом до 300 тысяч декалитров в год

2. Применение контрольно-кассовой техники обязательно

Согласно статье 16 обновленной редакции закона 171-ФЗ торговать алкогольной продукцией и реализовывать её через общепит можно только с помощью контрольно-кассовых аппаратов. Это касается также пива и других слабоалкогольных напитков.

Рассмотрим, какие данные нужно передавать в ЕГАИС на каждом этапе розничных продаж.

1. Поставка

• вы проверяете, что фактически пришло от поставщика;
• сверяете реальное количество бутылок / кег с бумажной накладной и электронной ТТН из ЕГАИС;
• если данные совпали - принимаете накладную от поставщика и подтверждаете в ЕГАИС факт закупки;
• если есть расхождения - либо отклоняете накладную, либо оформляете акт расхождений.

После подтверждения факта закупки в ЕГАИС необходимо загрузить информацию о товарах в кассовую программу в течение 1 рабочего дня. Это правило из Приказа ФСРАР №397 от 17.12 2020.

Исключения - производители вина из собственного винограда и производители пива, пивных напитков, с объемом до 300 тысяч декалитров в год

2. Продажа

Если вы приняли накладную и подтвердили факт закупки в ЕГАИС, то проблем с продажей не возникнет: кассир считывает информацию со штрихкода бутылки с помощью 2D-сканера — и товар добавляется в чек.

Случается, что ответ от ЕГАИС приходит долго, а алкоголь "подвисает" непринятым - такой товар обычно хранят отдельно и не продают до тех пор, пока он не прошел через систему.

3. Учет

До июля 2020 года ведение журнала учета розничной продажи алкоголя было обязательным. Теперь правила изменились - журнал вести не требуется, вся информация хранится в ЕГАИС. Предпринимателю только нужно ежедневно проводить списание и отправлять акт в систему. Кажется сложным, но на деле занимает пару кликов.

Пока ФСРАР требует сдавать ежеквартальные отчеты не позднее 20 числа месяца, который следует за отчетным кварталом. Если 20 число приходится на нерабочий день, крайний срок — следующий за ним рабочий день. Но как только учет алкоголя станет полностью электронным, вероятно, необходимость в сдаче отчетов отпадет.

Чтобы избежать штрафов и вести учет по требованиям законодательства, достаточно внедрить сервис ПРОСТОР: ЕГАИС.

Это продукт, созданный нашей компанией, в котором приемка товара от поставщиков, отчеты о продажах, акты списания за смену формируются автоматически и бесплатно.

1. Нужно ли при приеме товара сканировать каждую бутылку?

При приеме вообще нет необходимости сканировать товар. Приемка и работа с поставщиками ведется в рамках электронного документооборота в ЕГАИС, партиями по объемным показателям.

2. Как перемещать остатки между магазинами?

Согласно официальной позиции ФСРАР, перемещения между обособленными подразделениями, а также с центрального склада или офиса возможны только при наличии оптовой лицензии. Но с технической точки зрения УТМ позволяет оформлять накладные на перемещения. Это актуально только для ООО, так как для ИП все точки продаж обычно зарегистрированы под одним идентификатором ФСРАР.

3. Что делать, если в магазине произошел сбой с интернетом?

Если интернет в магазине внезапно отключится, торговлю можно некоторое время продолжать. Программа для ЕГАИС сохранит данные о каждой продаже, чеки покупателям будут закрываться. Работать в таком режиме можно не более 3 дней. Если в течение этого времени устранить поломку не получится, продажу алкоголя придется приостановить. В случае сбоя также стоит уведомить ЕГАИС, чтобы было на что ссылаться, если возникнут вопросы.

С сентября 2023 года предприятия общепита обязали отчитываться за реализацию крепкой алкогольной продукции в милилитрах. Это значит, что если ранее требовалось лишь пробить бутылку при открытии, то теперь в систему приходится вносить каждый приготовленный коктейль, каждую отпущенную рюмку.

Сложность состоит в том, что в программном обеспечении для кафе и ресторанов не предусмотрена синхронизация с ЕГАИС, а придуманные варианты решения выглядят коряво и не очень обдуманно.

Адекватный вариант решения проблемы - вести учет алкоголя в течение дня в программе, поддерживающей работу с ЕГАИС. В таком случае в конце дня вы сможете сформировать отчет, подгрузить его в Iiko или r-keeper и спокойно закрыть смену.

Внедрить это решение можно за несколько часов - позвоните нам, мы подключим ПО "Простор" бесплатно, чтобы вы смогли опробовать программу в действии.